Докладная записка
Докладная записка сообщает вышестоящему руководителю о факте, требующем решения: опоздании, отсутствии, невыполнении поручения, происшествии. В дисциплинарных случаях с нее начинается процедура — затем у работника требуют объяснение.
Текст образца
Руководителю _____________________
_________________________________
(должность руководителя, наименование работодателя)
_________________________________
(Ф.И.О. руководителя)
от _______________________________
(должность, структурное подразделение автора)
_________________________________
(Ф.И.О. работника)
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА
о ________________________________________ (кратко: о нарушении трудовой дисциплины, о происшествии и т. п.)
Довожу до Вашего сведения, что «___» __________ 20___ года в ___ ч ___ мин ________________________________________ (должность, Ф.И.О. работника) __________________________________________________ (что произошло: отсутствовал на рабочем месте с ___ до ___, опоздал на ___, не выполнил поручение ___, нарушил правило ___ и т. п.).
Факт подтверждается: __________________________________________________ (данные системы контроля доступа, табель, акт об отсутствии на рабочем месте, показания работников ___, переписка).
Работник ________________________________________ (сообщил / не сообщил о причине; со слов работника причина: ___).
В результате __________________________________________________ (последствия, если есть: сорвана поставка, причинен ущерб и т. п.; если последствий нет — пункт удалите).
Прошу __________________________________________________ (затребовать от работника письменное объяснение / рассмотреть вопрос о привлечении к дисциплинарной ответственности / принять иные меры).
Приложение: ______________________________________________ (акт, распечатка СКУД, переписка — при наличии).
«___» ______________ 20___ года
Начальник отдела____________ / ____________________ /
Как заполнить
- 1Адресуйте записку руководителю, который вправе принять решение.
- 2В подзаголовке кратко укажите тему.«об опоздании ...», «об отсутствии ...».
- 3Изложите факты: дата, время, кто, что произошло.Без оценок и эмоций.
- 4Укажите, чем подтверждается факт.СКУД, табель, акт, свидетели.
- 5Отметьте, что сказал работник, и последствия, если они были.
- 6Сформулируйте, что предлагаетеЗатребовать объяснение, рассмотреть вопрос о взыскании и т. п.
- 7Приложите подтверждающие документы, подпишите и поставьте дату.
Пример заполнения
Так выглядит заполненный документ. Все данные вымышлены — замените их своими.
Директору ТОО «Пример Строй»
Нурланову Н.Н.
от начальника отдела снабжения
Ли Сергея Александровича
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА
об опоздании на работу менеджера по снабжению Иванова И.И.
Довожу до Вашего сведения, что «15» марта 2027 года менеджер по снабжению отдела снабжения Иванов Иван Иванович прибыл на работу в 10 ч 20 мин, то есть опоздал на 1 час 20 минут (начало рабочего дня — 9 ч 00 мин).
Факт подтверждается распечаткой системы контроля доступа за «15» марта 2027 года.
В 8 ч 40 мин Иванов И.И. сообщил мне по телефону, что задерживается в связи с дорожно-транспортным происшествием по дороге на работу.
Последствий для работы отдела опоздание не повлекло: встреча с поставщиком перенесена на 11 ч 00 мин по согласованию с поставщиком.
Прошу затребовать от Иванова И.И. письменное объяснение и с учетом причины опоздания решить вопрос о необходимости применения мер дисциплинарного характера.
Приложение: распечатка системы контроля доступа за 15.03.2027 на 1 л.
«15» марта 2027 года
Начальник отдела____________ / Ли С.А. /
Частые ошибки
Вопросы и ответы
Чем докладная отличается от служебной записки?
Докладная адресуется вышестоящему руководителю и сообщает о факте (часто о нарушении), служебная — о рабочем вопросе, просьбе или предложении, в том числе между подразделениями. Законом формы не установлены.
Можно ли наказать работника только по докладной?
Нет: до взыскания нужно затребовать письменное объяснение (ст. 65 ТК), а взыскание оформить актом работодателя.
Сколько есть времени?
Взыскание налагается не позднее одного месяца со дня обнаружения проступка (ст. 66 ТК), поэтому докладную пишут сразу.
Нужен ли нотариус и какие сроки?
Нотариус не нужен. Госпошлины нет. Взыскание — не позднее месяца со дня обнаружения и шести месяцев со дня проступка (ст. 66 ТК).
Не хотите разбираться сами?
Подготовим документ под вашу ситуацию и проверим все детали. Первая консультация — бесплатно.