Служебная записка
Служебная записка — для рабочих вопросов внутри организации: выделить средства или оборудование, согласовать закупку, запросить информацию у другого подразделения. Она фиксирует, кто попросил, кто согласовал и кто утвердил.
Текст образца
Кому: ____________________________
_________________________________
(должность руководителя или руководителя подразделения)
_________________________________
(Ф.И.О. руководителя)
от _______________________________
(должность, структурное подразделение автора)
_________________________________
(Ф.И.О. работника)
СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА
о ____________________________________________ (тема: кратко, о чем записка)
В связи с ________________________________________ (причина обращения: производственная необходимость, выход из строя оборудования, увеличение объема работы и т. п.)
прошу ____________________________________________ (что нужно: выделить, приобрести, согласовать, предоставить информацию, установить срок и т. п.).
Обоснование: ________________________________________ (почему это нужно и что будет, если не сделать).
Стоимость (если требуются расходы): ______________ тенге; срок: до «___» __________ 20___ года; ответственный: __________________________.
Приложение: ______________________________________________ (коммерческие предложения, расчеты, фото — при наличии).
«___» ______________ 20___ года
Подпись____________ / ____________________ /
Согласовано: __________________________ (руководитель подразделения) ____________ / ________________ /
Резолюция руководителя:
______________________________________________________________
______________________________________________________________
Руководитель____________ / ____________________ /
«___» ______________ 20___ года
Как заполнить
- 1Укажите адресата (руководитель или руководитель другого подразделения) и автора.
- 2В подзаголовке — тема одной строкой.
- 3Опишите причину, просьбу и обоснование.
- 4Если нужны деньгиУкажите стоимость, срок и ответственного, приложите коммерческие предложения или расчеты.
- 5Получите согласование непосредственного руководителя.Решение фиксируется резолюцией.
Пример заполнения
Так выглядит заполненный документ. Все данные вымышлены — замените их своими.
Директору ТОО «Пример Строй»
Нурланову Н.Н.
от менеджера по снабжению
Иванова Ивана Ивановича
СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА
о приобретении ноутбука для отдела снабжения
В связи с выходом из строя ноутбука, закрепленного за мной (инвентарный № ХХ-ХХХ; по заключению сервисного центра ремонт экономически нецелесообразен),
прошу согласовать приобретение нового ноутбука для работы в учетной системе и с поставщиками.
Обоснование: без ноутбука невозможно оформлять заявки поставщикам и вести учет поставок; временно используется личное устройство, что не соответствует требованиям информационной безопасности организации.
Стоимость: 420 000 (четыреста двадцать тысяч) тенге — наименьшая цена из трех коммерческих предложений; срок: до «30» октября 2026 года; ответственный: менеджер по снабжению Иванов И.И.
Приложение: заключение сервисного центра на 1 л.; коммерческие предложения — 3 шт. на 3 л.
«16» октября 2026 года
Менеджер по снабжению____________ / Иванов И.И. /
Согласовано: начальник отдела снабжения ____________ / Ли С.А. /
Резолюция руководителя:
Согласовано. Бухгалтерии — оплатить по счету поставщика, предложившего наименьшую цену.
Руководитель____________ / Нурланов Н.Н. /
«16» октября 2026 года
Частые ошибки
Вопросы и ответы
Обязательна ли служебная записка?
Закон ее не требует; она нужна, если так установлено ВНД работодателя или чтобы зафиксировать просьбу и решение.
Кому адресовать?
Руководителю, который вправе принять решение, или руководителю подразделения, от которого нужна помощь.
Чем отличается от докладной?
См. образец докладной записки: докладная сообщает о факте вышестоящему руководителю, служебная — о рабочем вопросе или просьбе.
Нужен ли нотариус и какие сроки?
Нотариус не нужен. Госпошлины нет.
Не хотите разбираться сами?
Подготовим документ под вашу ситуацию и проверим все детали. Первая консультация — бесплатно.